В наш час складно знайти менеджера, який не вмів би користуватися PowerPoint, а створити презентацію може навіть школяр. Однак, чим більше інформації створюється в світі, тим складніше передати головну ідею так, щоб при цьому вона не загубилася в потоці гламурної інфографіки. Існує суттєва відмінність між дослідницьким і пояснювальним аналізом. Дослідницький аналіз ми проводимо, щоб зрозуміти дані і знайти важливі факти (тобто перевертаємо 100 каменів, щоб знайти 1 діамант). Однак на стадії презентації ми пояснюємо наш основний висновок аудиторії – показуємо кілька основних результатів, а не всі 100 моделей. На жаль, дуже часто спікери намагаються осягнути неосяжне і слухачі губляться в сотні нерелевантних графіків …
«Я б написав коротшого листа, але у мене не було часу» – цей відомий гумористичний вислів приписується Блезу Паскалю і Марку Твену і звучить дещо парадоксально. Хоча це звучить легко, але бути стислим часто складніше, ніж багатослівним. Досить типова ситуація, коли Ви працюєте над звітом протягом декількох місяців, будуєтє сотні графіків і таблиць, щоб зрозуміти джерела прибутковості компанії, а потім маєте обрати з усього цього розмаїття декілька найважливіших діаграм, щоб представити їх на раді директорів протягом 5 хвилин.
Тому досвідчені спікери часто починають з підготовки 3-хвилинної презентації, щоб потім не витрачати час на підготовку десятків нерелевантних діаграм, які ніколи не увійдуть у фінальну версію. Передача основної думки за три хвилини – це хороша практика для фокусування уваги аудиторії і позбавлення від «завалів» непотрібної інформації
Авторка Ненсі Дуарте в книзі «Resonate» розробила концепцію «Великої ідеї», яка складається з трьох компонентів:
- Формулює вашу унікальну точку зору
- Передає те, що поставлено на карту
- Повинна складатися з одного повного речення
Ненсі Дуарте наводить приклад, що коли доповідачів запитують, про що йдеться у їхній презентації, вони зазвичай відповідають такими фразами, як «зміни за третій кварталу» або «нове програмне забезпечення нашої компанії». Це не великі ідеї. Велика ідея, на думку Ненсі Дуарте, повинна бути висловлена одним повним реченням. Наприклад, «Це програмне забезпечення збільшить продуктивність на 12 відсотків і збільшить доходи протягом наступного року на 4 мільйони гривень». Перша частина речення формулює Вашу унікальну думку (необхідність нового програмного забезпечення, яке збільшить продуктивність), а друга частина – передає те, що поставлено но карту (збільшення прибутку).
«Розкадровка» є іншим зручним інструментом планування презентації. Зокрема, Коул Нафлік рекомендує до початку роботи над презентацією в PowerPoint підготувати «розкадровку» на клейких стікерах. Це дозволить краще зрозуміти структуру презентації і, крім того, стікер простіше переписати або навіть викинути, ніж слайд, на який вже витрачено час.
Отже, наступного разу при плануванні презентації, спробуйте почати з «великої ідеї» і «розкадровки» для того, щоб сформулювати головну думку і зекономити час, не готуючи зайві слайди.